SGML、XBRL、HTML、XML作成・変換サービス／ドキュメントソリューション

• サービス概要
• 弊社作業フロー
• PDF to Word電子化実績

サービス概要

2019年3月内閣総理大臣決定として「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」が発出されました。
印刷紙媒体を原則原本としていた旧来では、情報の検索・確認・管理作業の漏れなどが発生し、修正に膨大な時間とコストを有していました。デジタル電子データを原本とすることで文書管理業務の効率性を向上させていこうとする方針です。政府方針では、2026年を目処に公文書の管理は全面的に電子化する目標となっています。

現在作成される文書については電子化で対応されつつあるものの、過去に保存された印刷紙媒体が行政文書の大部分を占めているのが現状です。保存期間が超過した公文書の多くは紙として公文書館に保管されていいます。

単にスキャニングでは、検索が難しくタブレット上で本のようにページをめくり目的を探すという途方もない作業となります。
本当の電子化とは、文書内から必要な情報を即座に検索でき利活用できること。
弊社では、その文書をどのように利用していくかを理解し、利用用途に沿った電子化が大切だと考えています。

多くの自治体・機関の現在

• 主に紙媒体での作成、保管が求められている
• 紙での配布物が多い
• 赤入れPDF原稿を印刷会社にて編集
• 制作会社に発注、DTPソフト（Indesign,Illustrator等）を用いて作成
• 社内にツールが分かる人間がおらず微細な修正でも外注に依頼する必要がある
• 元データが無いため、紙媒体や印刷物をスキャンしたPDFで管理・保管をしている
• 紙本位でそもそも電子化の慣習がない

多くの自治体・機関が抱える問題と課題

• 環境保護の観点から紙利用は減らす必要がある
• 保管スペースが必要となる
• 急な変更・修正の対応が難しい
• DTPソフト（Indesign,Illustrator等）の操作ができない
• 人的リソースが不足、業務が止まってしまう
• データを保管していないためPCや端末上での検索ができない

対策を講じなかった場合

• SDGsの対応に遅れが生じる
• 保管費用が無尽蔵に増加していく
• 恒常的な外注費用となるため余計な予算が必要になる
• 仲介の会社を挟むため緊急時の対応が遅れてしまう
• 印刷会社に依存するためスケジュールが左右される
• 採用・教育費用が膨大になっていく
• 必要な情報が即座に取得できないため対応が後手に回る

問題解決策とメリット

• 紙に依存しないWEBを駆使した配布物により紙印刷ゼロ
• WEBにてPDFまたはXMLにてデータベース保管およびダウンロード
• スペースコスト・ゼロ
• 外注コスト・ゼロ
• 緊急対応も所内で解決、Wordにする事で誰でも編集可能
• 人件費の効率的削減が可能
• デジタルデータならPCやタブレットですぐに探せて管理しやすい

弊社作業フロー

1.原稿サンプルのご提供

弊社にご依頼予定の原稿サンプルを数ページ程度ご用意ください。（WORD、EXCEL、PDFファイル等）

2.積算見積書作成

ご依頼内容を元に積算見積書を発行いたします。
また、納期等についてのご相談も並行して行います。

3.見積内容のご確認・正見積書作成（2営業日程度）

内容をご確認いただいた後に、問題がなければ原稿の全データをご入稿ください。
そちらを元に詳細な正見積書を算出いたします。

4.内容のご確認、注文書発行

正見積書をご確認いただきます。
問題がなければご注文書を発行いただいた後に、順次作業に着手いたします。

5.作業開始、確認用変換データサンプル作成

必要に応じて確認用のデータサンプルをお送りいたしますので、
依頼内容と齟齬が無いか実際のファイル形式にてご確認いただけます。

6.変換データサンプルのご確認

データサンプルをご確認頂き、問題がある場合には修正を行います。
弊社から確認事項がある場合には適宜ご連絡させていただきます。（メール、電話等）

7.データ変換作業

納品に向けて本格的に作業を着手いたします。
追加の作成指示等が発生する場合には随時ご相談ください。

8.確認・検収

変換後のデータファイルを提出させていただき、ご確認をお願いいたします。
問題がないようでしたら納品となります。

9.ご請求、お支払い

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